Und wieder einmal ist er da: der riesige Berg an To-do’s, der vergeblich darauf wartet, abgearbeitet zu werden. Die Liste ist lang und einschüchternd und die Hälfte davon verschiebst du sowieso auf die nächsten Tage. Kennst du das auch? Selbstorganisation ist leider nicht immer leicht und erfordert einiges an Geschick.
Heute erkläre ich dir, wie du Selbstorganisation lernen und deinen Alltag mit der optimalen To-do-Liste und dem richtigen Zeitmanagement effizient strukturieren kannst.
To-do-Listen – das einfachste Rezept zur Selbstorganisation
Sie ist unser Helfer in stressigen Zeiten: die To-do-Liste. Sie hilft uns nämlich nicht nur bei unserer persönlichen Organisation im Alltag, sondern sorgt auch für den zusätzlichen Motivationskick für zwischendurch.
10 Schritte zur optimalen To-do-Liste
1. Erstelle deine To-do-Liste frühzeitig
To-do-Listen sollen dir nicht nur im Moment zeigen, was du noch alles zu erledigen hast, sondern sind auch kleine Warnschilder, die dich rechtzeitig auf das vorbereiten, was noch ansteht. Wenn du dir deine To-do-Liste also schon am Vorabend für den nächsten Tag oder auch am Wochenende für die nächste Woche schreibst, bist du bestens vorbereitet und weißt schon von Beginn an, was dich erwarten wird.
Das ist besonders bei Aufgaben hilfreich, vor denen du Angst hast, weil so hast du genug Zeit, dich mental darauf einzustellen. Bis es zum richtigen Abarbeiten der Aufgabe kommt, ist sie vielleicht gar nicht mehr so furchtbar, wie du gedacht hast!
Kleiner Tipp von mir: Erledige bei deiner Selbstorganisation die schlimmen Dinge, die du am liebsten gar nicht machen möchtest, gleich am Beginn der Woche (am besten am Montag). So bleibt dir die restliche Woche Zeit für die angenehmeren To-do’s.
2. Analog oder digital?
Die erste Frage, die du dir beim Erstellen der To-do-Liste stellen musst, ist, ob du sie analog (also mit Stift und Papier) oder lieber digital (am Handy oder Computer) haben möchtest.
Im digitalen Zeitalter gibt es natürlich viele kleine Hilfsmittel für deine Selbstorganisation, die es dir einfacher machen, deine To-do-Listen zu verwalten. Ich zum Beispiel erstelle meine To-do-Listen gerne digital mit der App Notizen am iPhone, oder auch mit Todoist, da es digital einfacher ist, Dinge zu löschen oder auszubessern. Wenn du dir einmal ein gewisses Schema für deine To-do-Liste überlegt hast, kannst du dieses auch immer wieder verwenden, weil du nur die einzelnen Punkte ausbessern musst.
Natürlich kannst du deine To-do-Liste auch auf ein Blatt Papier schreiben. Dafür empfehle ich dir ein Notizbuch, ein sogenanntes Bullet Journal, in dem du alle deine To-do’s sammelst. So hast du immer alles an einem Ort und kannst am Ende ein Buch voller Häkchen bestaunen.
Egal ob digital oder analog: Gestalte deine Liste ansprechend und überschaubar! Es bringt dir nichts, wenn du alle Punkte irgendwie durcheinander aufschreibst und du erst einmal entziffern musst, welcher Punkt als Nächstes kommt. Das macht das Arbeiten viel leichter!
3. Tages-To-do-Liste oder Wochen-To-do-Liste?
Viele Menschen arbeiten gerne mit größeren Wochen-To-do-Listen, die zum Beispiel alles, was diese Woche erledigt werden muss, zusammenfassen. Das Problem dabei ist leider, dass wir gerne dazu tendieren, Dinge aufzuschieben, sodass am Ende der Woche dann noch ein riesiger Berg an Aufgaben zu erledigen ist.
Deshalb mein Tipp an dich: Arbeite für deine persönliche Organisation mit Wochen-To-do-Listen UND Tages-To-do-Listen. Gestalte dir am Wochenende zum Beispiel eine Liste, die dir alle Dinge, die kommende Woche erledigt werden müssen, zusammenfasst. Je nachdem, wie viele Punkte diese Liste dann beinhaltet, kannst du diese auf die verschiedenen Wochentage aufteilen.
Zum Beispiel hast du 10 To-do’s für die Arbeitswoche, also solltest du jeden Tag zwei davon in deine Tages-To-do-Liste aufnehmen. Ich persönlich achte zum Beispiel darauf, dass die wichtigsten Sachen bis spätestens Donnerstagabend erledigt sind.
4. Mehr kleine statt große Ziele
Unsere Motivation für To-do-Listen hängt auch viel davon ab, wie wir Dinge formulieren. Je mehr du am Ende abhaken kannst, desto glücklicher und motivierter wird dich das machen. Deshalb achte bei deiner Selbstorganisation besonders darauf, dass du große Ziele in viele kleine Ziele aufspaltest.
Schreibe zum Beispiel nicht „Wohnung putzen“, sondern lieber „abstauben“, „saugen“, „wischen“. Dann kannst du am Ende gleich drei Dinge abhaken – oh happy day!
5. Erledige kleine Aufgaben gleich
Aufgaben, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nehmen, musst du nicht erst auf die To-do-Liste setzen. Erledige sie am besten gleich. Sonst stehen auf deiner To-do-Liste plötzlich Dinge wie „Bett machen“ oder „XY antworten“, die du ohnehin in deinen alltäglichen Tagesablauf einbauen kannst.
6. Setze dir Prioritäten
Für die optimale To-do-Liste gilt: Setze dir Prioritäten! Am besten ist, du unterteilst deine Liste in drei Kategorien: 1, 2 und 3. Das, was besonders wichtig ist, schreibst du in die Kategorie 1. Das, was weniger wichtig ist, in die Kategorie 2 und das, was noch Zeit hat, in die Kategorie 3. So lernst du die richtige Selbstorganisation und machst nicht Dinge, die eigentlich noch Zeit hätten, gleich zu Beginn.
Achte darauf, dass am Ende des Tages alle To-do’s aus der Kategorie 1 abgehakt sind. Wenn du To-do’s aus der Kategorie 2 nicht schaffen konntest, rutschen diese automatisch für den nächsten Tag in die Kategorie 1. So sagst du der Prokrastination den Kampf an!
7. Setze dir eine Deadline
Deadlines helfen dir, richtiges Zeitmanagement zu lernen und Dinge nicht unnötig aufzuschieben. Wichtig dabei ist, dass du die Deadlines weder zu knapp, noch zu spät setzt. Bleib realistisch und setze dich nicht zu sehr unter Druck. Du bist doch auch nur ein Mensch und kein Roboter.
8. Kalkuliere den Zeitaufwand
Oft hilft es auch, sich zu überlegen, wie viel Zeit man für eine gewisse Aufgabe benötigt. Zum Beispiel schreibst du neben Rechnungen erstellen 1 Stunde. So siehst du, wie viel du überhaupt in deine To-do-Liste packen kannst. Versuche, dich an den Zeitplan zu halten, damit du deine Liste auch rechtzeitig schaffst.
Und wieder einmal gilt: Sei realistisch und ehrlich zu dir selbst und rechne Pausen ein – die sind nämlich auch sehr wichtig!
9. Überlege dir eine Kür
Der Tag endet erst richtig, wenn du etwas für dich selbst machst. Überlege dir also jeden Tag eine Kür. Also etwas, das dir Freude macht und dir eine Auszeit bietet. Das sind Dinge wie zum Beispiel einen Film schauen, ein Buch lesen oder laufen gehen. Widme dieser Kür den letzten Punkt in deiner Liste und beende damit deinen Tag richtig!
Achte außerdem darauf, dass du Untertags während dem Abarbeiten deiner To-do’s genügend Pausen für Essen, Trinken, Kaffee, Obst und frische Luft einlegst! Das sind die kleinen Belohnungen für zwischendurch!
10. Und Check!
Das Tolle an To-do-Listen ist, dass man die einzelnen Punkte dann mit einem Grinsen im Gesicht abhaken kann. Deshalb vergiss nie, wenn du eine Aufgabe erledigt hast, diese auch abzuhaken! Das gibt dir nämlich neue Motivation für die nächste Aufgabe.
Wenn dir das Abhaken der einzelnen To do’s zu wenig ist, dann kannst du auch unter deine Liste einen eigenen Punkt setzen, den du abhaken darfst, wenn du die gesamte To-do-Liste erledigt hast. CHECK!
Zu guter Letzt solltest du aber beachten, dass dein Leben nicht nur von To-do-Listen bestimmt sein darf. Es ist gut, wenn du einen strukturierten Zeitplan hast, aber es gibt immer wieder Dinge, die unvorhersehbar dazwischen kommen können. Du kannst nun mal nicht alles in dein Zeitmanagement und deine Selbstorganisation einplanen und das ist auch gut so, denn so ist das Leben!
Wie strukturierst du deine optimale To-do-Liste und wie sieht deine Selbstorganisation aus? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen in den Kommentaren!
Fotocredits: Alle Fotos via Unsplash
