Falls du deinen Büroalltag am Schreibtisch verbringst, kennst du dieses Problem wahrscheinlich: Im Laufe der Zeit sammelt sich rund um den PC so einiges an – bis man sich irgendwann an seinem überfüllten Arbeitsplatz nicht mehr wohl fühlt. Um dieser unangenehmen Situation vorzubeugen, ist regelmäßiges Schreibtisch organisieren unverzichtbar! Wie das Ordnung schaffen auf dem Schreibtisch schnell und unkompliziert funktioniert, verrate ich dir im heutigen Guide!
Schreibtisch aufräumen leicht gemacht – 10 Tipps für mehr Ordnung
Falls du auf der Suche nach Tipps für mehr Ordnung im Büro auf diesen Beitrag gestoßen bist, hast du vermutlich bereits selbst mit den Problemen Bekanntschaft gemacht, die ein unaufgeräumter Schreibtisch mit sich bringt. Denn aufgetürmte Papier-Stapel und dazwischen verstreute Büro-Utensilien gehen auf Kosten der Produktivität und Konzentrationsfähigkeit.
Andauernd muss man nach Unterlagen wühlen und wird dabei von längst verschollenen Dokumenten abgelenkt, die plötzlich zum Vorschein kommen. Wenn das Chaos besonders umfangreich ist, kommt einem dabei auch noch eine Menge Staub entgegen – darauf können wir doch gerne verzichten, nicht wahr? Für alle, die das Projekt Schreibtisch aufräumen ein für alle mal angehen wollen, habe ich deshalb diesen knackigen Guide zusammengestellt!
Ordnung schaffen – aber wie? Schritt für Schritt zum aufgeräumten Schreibtisch
Wenn man das Chaos auf dem Schreibtisch mit möglichst kleinem Aufwand beseitigen will, heißt es: Ordnung schaffen mit System! Am besten beginnt man damit, im wahrsten Sinne des Wortes „reinen Tisch“ zu machen. Das heißt, alles was sich derzeit auf dem Schreibtisch befindet, wird auf den Boden verfrachtet. Anschließend wird die Tischoberfläche gründlich geputzt.
Ist der Tisch sauber, geht es daran, alles, was sich jetzt auf dem Boden befindet, zu sortieren. Nur Unterlagen und Gegenstände, die einen eindeutigen Zweck haben, dürfen wieder zurück auf die Schreibtischplatte! Am einfachsten ist es, sich zuerst die Büroutensilien wie Schreibzeug, Post-Its, Tacker & Co. vorzunehmen.
Hier gilt die Regel: Alles was doppelt ist, ist überflüssig und wird als Ersatzteil in einem Büroschrank eingelagert. Das betrifft zum Beispiel mehrfach vorhandene Kugelschreiber oder Ersatz-Klammern für den Tacker.
Wenn man die Essentials unter den nützlichen Utensilien wieder auf dem Tisch platziert, sollte man ihnen im besten Fall auch einen fixen Platz geben. Dafür erweisen sich vorgefertigte Schreibtisch-Organizer als sinnvoll. In ihnen findet alles ein Zuhause, was sonst oft quer über die Arbeitsfläche kullert.
Und ein formschöner Utensilien-Halter ist ein Deko-Element, das wirklich Sinn macht. Apropos Deko – hier sollte man auf dem Schreibtisch nicht übertreiben, vor allem nicht bei Gegenständen, die über ihre Optik hinaus keine Funktion erfüllen. Also im Zweifelsfall ordentlich ausmisten und nur das auf den Tisch zurückstellen, was einen wirklich während der Arbeit inspiriert und motiviert!
Nach Anfangsbuchstaben sortiert findet man schnell wonach man sucht!
Ordner, Ablagen und Fächer sind eine gute Wahl um dem Papier-Chaos dem Kampf anzusagen!
Wohin mit den wichtigen Unterlagen?
So, nun sollten sich eigentlich nur noch Unterlagen auf dem Boden befinden. Je nachdem, in welchem Berufsfeld man arbeitet, sieht die Vorgehensweise hier recht unterschiedlich aus. In den meisten Fällen empfiehlt es sich aber, in einem ersten Schritt das auszusortieren, was ohnehin Altpapier ist. Im nächsten Schritt werden Rechnungen, Bestätigungen und Dergleichen in die für sie vorgesehenen Ordner abgelegt.
Sollte eine Kategorie von Papierkram noch keinen Ablage-Platz im Aktenschrank haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diesen zu schaffen! Schöne Ablagen und Hängeregister helfen dabei, den neu gewonnenen Überblick zu bewahren!
Als nächstes werden die aktuellen Projekte, an denen man gerade arbeitet, in einem leicht zugänglichen Organisations-System abgelegt. Dieses steht griffbereit auf dem Schreibtisch und nimmt dabei trotzdem nicht viel Platz weg. Wird eines dieser Projekte abgeschlossen, wandert es in eine Archiv-Mappe im Aktenschrank. Persönliche Notizen, die man noch brauchen könnte und etwaiges „Schmierpapier“, auf dem noch nützliche Gedanken verewigt sind, bekommen ebenfalls ihre eigene Mappe auf dem Schreibtisch. Und für alle, die mit ausgedruckten Briefe arbeiten, ist ein separates Postfach unverzichtbar.
Apropos ausgedruckt – der beste Weg, um seinen Schreibtisch sauber zu halten, ist natürlich, seine Unterlagen so weit wie möglich zu digitalisieren. Dazu braucht man nichts weiter, als ein Smartphone und eine Scan-App. Aber Vorsicht, auch digitale Akten wollen strukturiert abgelegt werden! Eine klare Ordner-Struktur und eindeutige Benennungen helfen dabei, auch den virtuellen Desktop sauber und übersichtlich zu halten.
Um den Schreibtisch vor wiederkehrendem Chaos zu bewahren, empfiehlt es sich, einen Aufräum-Plan im Sichtfeld des Arbeitsplatzes zu platzieren. Diese Ordnungs-Checkliste kann man sich zum Beispiel an eine nahegelegene Pinnwand heften oder sie auf die Oberseite eines Aufbewahrungssystems kleben. Das Zusammenstellen eines kompakten Plans haben wir euch übrigens schon abgenommen und könnte wie folgt aussehen.
10 Tipps zum Schreibtisch aufräumen als Checkliste
- Den Schreibtisch ganz leer räumen und reinigen: So kommt man nicht in Versuchung, Altlasten mitzuschleppen und beugt außerdem einer Staub-Belastung vor.
- Nur zweckmäßige Utensilien zurück auf den Schreibtisch stellen: Alles was kaputt ist kann weg, alles was doppelt oder dreifach vorhanden ist, wird eingelagert.
- Formschöne Aufbewahrung für das Schreibtisch-Zubehör finden: Auch Tacker, Stifte und Büroklammern brauchen ein Zuhause.
- Unnötige Deko vermeiden: Statt Nippes lieber auf dekorative Gegenstände mit einer Aufbewahrungsfunktion setzen.
- Unterlagen ordnen: Zuerst das, was weg kann ausmisten und anschließend den Rest in Kategorien sortiert ablegen.
- Wenn nötig neue Ordner anlegen: Falls man während des Sortierens auf eine Akten-Kategorie stößt, die noch keinen Ablage-Ort hat, sollte man ihr ihr ab sofort einen eigenen Ordner zuweisen.
- Ein Posteingangs-Fach verwenden: So fliegen eintrudelnde Rechnungen und Briefe nicht wahllos auf der Arbeitsfläche herum bis man Zeit hat, sie zu bearbeiten.
- Platz für persönliche Notizen: Brainstormings und Kritzeleien zu laufenden Projekten können später noch nützlich werden, deshalb sollte man sie griffbereit ablegen, bevor sie irgendwann ins Altpapier wandern.
- Auf ein papierfreies Büro hinarbeiten: Viele Unterlagen kann man digitalisieren und auf dem PC ablegen – so vermeidet man unnötige Papierberge auf dem Schreibtisch.
- Die Ordnungs-Checkliste immer im Blick haben: Um den Arbeitsplatz langfristig sauber und aufgeräumt zu halten, muss man sich laufend daran erinnern, Ordnung zu schaffen.
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